По поводу раздач- нужно указывать точное время- раздача от и до. Или указывать сколько по времени будет проходить раздача.
Заказ может забирать кто угодно, главное что бы этот человек был от имени заказчика!
Если вы знаете что кто то еще отписался что придет, и у вас остался заказ на руках, так нужно подождать, или же по возможности перезвонить, что бы уточнить!
Черный список организаторов видно все таки надо будет ввести.
Попыталась почитать тему, Ежеweeka ,вам предупреждение (не знаю какое по счету) за не культурное общение с заказчиком.